Declarație de confidențialitate

1. Cine este responsabil

Acest site (alr-photography.com), zona sa de clienți (alr-photography.com/my-account) și rezervările făcute prin ele sunt administrate de Aaron Roberts (ALR Photography), a photographer based in Cluj-Napoca, Romania. Eu sunt „operatorul” datelor cu caracter personal descrise aici. Pentru orice întrebare despre datele tale, scrie-mi la contact [at] alr-photography.com. ALR Photography este o afacere mică, așa că vei vorbi întotdeauna direct cu mine.

Rezervările, facturile și evidența clienților sunt păstrate în sistemul propriu al acestui site, pe același server cu site-ul.

2. Mesaje și cereri de ofertă

Când folosești formularul de contact sau ceri o ofertă, primesc ce completezi: numele, adresa de email, telefonul, compania, data, locul și detaliile a ceea ce ai în minte. Formularul păstrează și adresa IP și tipul de browser, pentru a opri mesajele nedorite și abuzurile.

• De ce: ca să-ți răspund și, pentru o ofertă, ca să o pregătesc și să o pot urmări.
• Temeiul legal: demersuri făcute la cererea ta înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR); pentru adresa IP și verificarea anti-spam, interesul meu legitim de a proteja formularele de spam (art. 6 alin. (1) lit. f)).
• Dacă vorbim la telefon, pe WhatsApp sau pe email, păstrez ce este necesar pentru a da curs cererii tale.

3. Rezervări, plăți și facturi

Când rezervi o ședință, închiriezi studioul sau trimiți o cerere de rezervare, am nevoie de numele, adresa de email, telefonul și adresa de facturare – iar dacă rezervi ca firmă, de denumirea ei, codul fiscal (CUI) și datele de înregistrare. Păstrez și răspunsurile din formularul de rezervare (de exemplu culoarea fundalului dorită sau câte persoane vin), notele pe care le adaugi și, pentru ședințele în exterior, adresa locației.

• De ce: ca să preiau și să gestionez rezervarea, să-ți trimit confirmări și mementouri, să emit facturi, să încasez plata, să gestionez modificări, anulări și rambursări și să te contactez în legătură cu ședința.
• Temeiul legal: contractul cu tine (art. 6 alin. (1) lit. b)); păstrarea facturilor și a evidențelor contabile și trimiterea facturilor în sistemul RO e-Factura al ANAF sunt obligații legale (art. 6 alin. (1) lit. c)).
• Datele firmei: când introduci un cod fiscal românesc, denumirea și adresa firmei sunt căutate în registrul public al Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF).
• Adrese: când scrii o adresă (pentru o ședință în exterior sau pentru a estima costul deplasării), textul este trimis la Google Maps pentru a sugera adrese potrivite și a calcula distanța.
• Plățile – pentru o rezervare, un card cadou sau o factură din zona de clienți – se fac pe pagina securizată de plată Stripe. Nu văd și nu păstrez datele cardului; primesc confirmarea că plata a reușit și referința plății. Când plătești cu un voucher sau prin transfer bancar, acest lucru este înregistrat pe factură.
• Configurarea studioului: dacă îți planifici online luminile și fundalul înainte de ședință, planul este salvat împreună cu rezervarea, ca să fie pregătit când ajungi.
• Calendarul meu: rezervarea ta (ora, serviciul și numele tău) apare în calendarul meu privat de rezervări, pe care îl pot citi doar dispozitivele mele.
• Închirierea studioului: persoana care închiriază studioul încarcă, printr-un link securizat, o copie a actului de identitate înainte de sosire. Aceasta este folosită doar pentru a confirma cine răspunde de studio pe durata rezervării (contractul cu tine, art. 6 alin. (1) lit. b), și interesul meu legitim de a proteja studioul și echipamentul, art. 6 alin. (1) lit. f)) și este păstrată criptat și ștearsă automat la 7 zile după încărcare (dacă ședința ta este mai târziu, imediat după încheierea ședinței). Cu rezervarea rămâne doar o notă scurtă că actul a fost primit și când a fost șters – niciodată actul în sine.
• Wi-Fi-ul studioului: rețeaua Wi-Fi pentru oaspeți a studioului (la care te conectezi cu codul QR din studio) este separată de rețeaua mea. Routerul Wi-Fi păstrează o scurtă evidență tehnică a dispozitivelor conectate și a momentului conectării (adresa de rețea a dispozitivului), pentru securitate; aceasta este ștearsă în cel mult 30 de zile.

4. Carduri cadou și vouchere

Când cumperi un card cadou am nevoie de numele și adresa ta de email (pentru factură și ca să ți-l trimit) și, dacă vrei să fie trimis sau adresat cuiva, de numele, adresa de email a acelei persoane și de mesajul tău. Poți alege să oferi cadoul anonim. Cardurile cadou, creditul dintr-o rezervare anulată și recompensele personale sunt păstrate sub formă de coduri de voucher; înregistrez pe ce rezervare sau factură este folosit un cod și cât a mai rămas din el.

• Temeiul legal: contractul cu tine (art. 6 alin. (1) lit. b)); factura este păstrată ca document contabil (art. 6 alin. (1) lit. c)). Pentru persoana care primește cadoul, interesul meu legitim de a livra cadoul pe care l-ai cumpărat pentru ea (art. 6 alin. (1) lit. f)).

5. Zona de clienți, galeriile și descărcările

După ședință primești un cont în zona de clienți la alr-photography.com/my-account, unde îți vezi rezervările și facturile, poți plăti, îți alegi fotografiile preferate dintr-o galerie privată, semnezi acorduri și descarci imaginile finale.

• Contul tău conține datele de contact, limba preferată, parola (păstrată doar sub formă de hash securizat) și, dacă o activezi, autentificarea în doi pași. Pentru securitate păstrez evidența autentificărilor și a sesiunilor active: momentul, adresa IP, dispozitivul și browserul.
• Conturi comune: un cont de firmă sau de familie poate avea mai multe persoane. Cel care administrează contul decide cine face parte din el și dacă poate vedea facturile; fiecare persoană vede rezervările și galeriile contului.
• Galeriile: zona de clienți înregistrează alegerile tale, mesajele pe care le trimiți împreună cu ele și persoanele pe care le inviți să te ajute la alegere (primesc numele și adresa de email pe care le dai, iar ele primesc o invitație pe email). De fiecare dată când este deschisă o galerie înregistrez momentul, adresa IP și dispozitivul. Dacă cineva încearcă să salveze o previzualizare în loc să o aleagă, încercarea este înregistrată (momentul, fotografia, adresa IP și dispozitivul) – previzualizările sunt copii mici, cu filigran, iar asta mă ajută să văd când cineva are nevoie de ajutor și protejează fotografiile.
• Descărcările: fiecare vizită pe pagina de descărcare și fiecare descărcare sunt înregistrate (momentul, fișierele, adresa IP și dispozitivul), ca să știu că fotografiile au ajuns la tine și să te pot ajuta dacă ceva nu merge. Unele descărcări îți cer mai întâi să confirmi adresa de email sau să semnezi un acord.
• „Autentificare ca tine”: ca să rezolv o problemă, pot deschide zona de clienți așa cum o vezi tu, pentru cel mult 15 minute. Fiecare astfel de acces este înregistrat (momentul, cine, de la ce adresă IP). Nu îți văd niciodată parola.
• Temeiul legal: contractul cu tine (art. 6 alin. (1) lit. b)); pentru evidențele de securitate și de activitate, interesul meu legitim de a păstra conturile în siguranță, de a dovedi livrarea fotografiilor și de a-mi proteja munca (art. 6 alin. (1) lit. f)).
• Galeriile și descărcările sunt disponibile doar o perioadă limitată (afișată în fiecare). După aceea, fișierele sunt eliminate din zona de clienți.

6. Acorduri și acorduri de model

Unele ședințe și descărcări vin cu un acord – de exemplu un acord de model care stabilește cum pot fi folosite fotografiile. Când semnezi unul păstrez textul acordului și versiunea lui, numele, adresa de email și, acolo unde acordul le cere, telefonul și adresa, semnătura, limba în care ai semnat, data și ora și adresa IP de la care a fost semnat. Primești o copie PDF.

• Temeiul legal: contractul cu tine (art. 6 alin. (1) lit. b)) și interesul meu legitim de a putea arăta ce s-a convenit (art. 6 alin. (1) lit. f)).

7. Restricții privind rezervările și protejarea activității comerciale

Pentru protejarea activității comerciale, menținerea unui mediu de lucru sigur, prevenirea utilizării abuzive a serviciilor și asigurarea respectării Termenilor și Condițiilor, ALR Photography poate păstra evidențe interne confidențiale referitoare la clienții al căror comportament anterior a determinat aplicarea unei restricții privind rezervările.

Date prelucrate

Atunci când este necesar și proporțional, aceste evidențe pot include:

• Numele, adresa de e-mail și numărul de telefon ale clientului.
• Denumirea companiei și codul de identificare fiscală (CUI), precum și adresa de facturare.
• Un identificator ireversibil al cardului, furnizat de procesatorul nostru de plăți (Stripe), care nu dezvăluie numărul cardului. Cât timp o restricție este activă, acest identificator și adresa de e-mail pot fi incluse și în lista de blocare pentru prevenirea fraudei a Stripe, astfel încât să nu poată fi efectuată o plată cu acestea.
• Referințele și datele rezervărilor relevante.
• O descriere factuală a incidentului sau a încălcării obligațiilor contractuale care a determinat aplicarea restricției.
• Data, justificarea și durata restricției.
• Corespondența sau documentele justificative relevante, atunci când sunt necesare.
• Data la care restricția trebuie revizuită.

Temei juridic și scop

Temeiul juridic al acestei prelucrări îl constituie interesele noastre legitime, în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (f) din Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), sub rezerva unei evaluări a necesității prelucrării și a drepturilor și intereselor persoanelor vizate.

Datele sunt utilizate exclusiv pentru protejarea intereselor comerciale legitime, siguranța clienților și a personalului, respectarea obligațiilor contractuale, gestionarea litigiilor și prevenirea eludării intenționate a restricțiilor justificate privind rezervările.

Perioada de păstrare

Evidențele privind restricțiile vor fi revizuite periodic și păstrate numai atât timp cât este necesar în mod rezonabil pentru scopurile declarate.

Ca regulă generală, datele vor fi păstrate pentru o perioadă maximă de trei ani de la ultimul incident relevant, cu excepția situațiilor în care este adecvată o perioadă mai scurtă sau în care păstrarea în continuare este necesară și justificată din punct de vedere legal, inclusiv în legătură cu litigii sau proceduri judiciare în desfășurare.

Datele care nu mai sunt necesare vor fi șterse în siguranță sau anonimizate.

Acces și prelucrare automată

Accesul la aceste evidențe este limitat la persoanele autorizate responsabile cu gestionarea rezervărilor și a activității comerciale.

Sistemul nostru de rezervări poate semnala posibile corespondențe pentru verificări suplimentare. Identificarea unei posibile corespondențe nu înseamnă automat că persoanei respective i se aplică o restricție.

Orice decizie finală de refuz sau anulare a unei rezervări pe acest temei va fi supusă unei evaluări umane efective.

Drepturile persoanelor vizate

Conform GDPR, persoanele vizate pot solicita accesul la datele lor personale, rectificarea informațiilor inexacte, se pot opune prelucrării sau pot solicita ștergerea datelor, în cazurile prevăzute de lege.

Cererile sau opozițiile pot fi transmise folosind datele de contact indicate în prezenta Politică de Confidențialitate.

Persoanele vizate au, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

8. Fotografiile în care apari

Fotografiile din ședința ta sunt date cu caracter personal. Le folosesc ca să ți le livrez și, dacă ți-ai dat acordul, ca să-mi prezint munca pe acest site și pe rețelele sociale. Temeiul legal este înțelegerea noastră (art. 6 alin. (1) lit. b)) sau consimțământul tău (art. 6 alin. (1) lit. a)), pe care îl poți retrage oricând pentru utilizările viitoare.

• Fiecare ședință are o referință – de obicei inițialele tale și data (de exemplu AB040726) – care apare pe factură și în numele fișierelor foto. Sub această referință păstrez o evidență a ședinței: data, rezervarea, facturile, galeria, descărcările și acordurile, precum și dosarul în care sunt păstrate fotografiile, ca tot ce ține de ședința ta să poată fi găsit împreună.
• Fotografiile cu copii sunt făcute și publicate doar cu acordul unui părinte sau tutore.
• Galeriile boudoir sunt estompate până când vizitatorul confirmă că are cel puțin 18 ani.
• Dacă apari într-o fotografie de pe acest site și vrei să fie modificată sau ștearsă, scrie-mi la contact [at] alr-photography.com cu linkul paginii.

9. Recenzii și punctele clienților

• Cereri de recenzie: după ce îți livrez fotografiile, îți pot trimite un singur email în care te întreb cum a fost, cu linkuri către site-uri de recenzii. Linkurile trec mai întâi prin acest site, ca să știu ce site ai ales; nu văd ce scrii până nu este publicat acolo. Temeiul legal: interesul meu legitim de a primi păreri despre munca mea (art. 6 alin. (1) lit. f)); spune-mi dacă preferi să nu primești astfel de emailuri.
• Punctele clienților: clienții adună puncte din ce plătesc (fiecare plată contează mai puțin pe măsură ce trece timpul) și din lăsarea unei recenzii și pot primi recompense, cum ar fi credit pentru o ședință viitoare. Păstrez modul în care au fost calculate punctele și istoricul totalului. Temeiul legal: interesul meu legitim de a le mulțumi clienților care revin (art. 6 alin. (1) lit. f)). Firmele nu adună puncte.

10. Noutăți și oferte

Dacă bifezi căsuța pentru a primi noutăți (la rezervare, la cumpărare sau în zona de clienți), îți pot trimite pe email noutăți, oferte și promoții de sezon. Temeiul legal este consimțământul tău (art. 6 alin. (1) lit. a)); fiecare email are un link de dezabonare și poți debifa oricând căsuța în zona de clienți. Păstrez o evidență a momentului și a modului în care te-ai abonat sau dezabonat (inclusiv adresa IP), ca dovadă a alegerii tale. Fără acest consimțământ primești doar emailuri despre rezervări, facturi, fotografii și cererea de recenzie de mai sus.

11. Emailurile pe care le trimit

Emailurile sunt trimise prin Amazon Web Services. Amazon îmi raportează dacă fiecare email a fost livrat, întârziat, respins sau marcat ca spam (rapoartele de spam vin de la furnizorul tău de email). Folosesc aceste rapoarte ca să mă asigur că emailurile importante – cum ar fi linkul de descărcare – ajung la tine și ca să nu mai trimit la adrese care nu funcționează. Nu urmăresc dacă îmi deschizi emailurile, iar linkurile din ele nu sunt urmărite de Amazon. Linkurile care duc pe acest site au un marcaj care arată că vizita a venit dintr-un email – același marcaj pentru toată lumea – astfel încât, împreună cu codul propriu al linkului (de exemplu linkul tău de descărcare), pot vedea că ai deschis pagina din email. Nu se înregistrează nimic altceva despre clic. Păstrez evidența emailurilor trimise către tine (cui, despre ce și când). Temeiul legal: contractul cu tine și interesul meu legitim de a livra emailurile în mod sigur (art. 6 alin. (1) lit. b) și f)).

12. Când navighezi pe acest site

• Fără consimțământul tău, site-ul folosește doar ce îi este necesar ca să funcționeze: un cookie care reține alegerile tale privind cookie-urile, unul care reține confirmarea că ai peste 18 ani (dacă o dai), un cookie temporar când deschizi un formular sau faci o rezervare și – când folosești zona de clienți – cookie-uri de autentificare. Detalii în politica privind cookie-urile.
• Cu consimțământul tău (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR și art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004), Google Analytics 4 înregistrează cum este folosit site-ul: paginile vizitate, locația aproximativă (țară/oraș), tipul de dispozitiv și browser și de unde ai ajuns. Google Analytics nu păstrează adresa IP completă. Este pornit doar dacă alegi „Accept” sau permiți statisticile în setările cookie, iar consimțământul îl poți retrage oricând prin „Setări cookie”, în partea de jos a fiecărei pagini.
• Videoclipurile de pe YouTube sau Vimeo se încarcă doar dacă le permiți sau apeși „Redă videoclipul”.
• Harta studioului este desenată cu imagini de hartă de la OpenFreeMap; ca orice server de la care se încarcă ceva, serverul lor vede adresa ta IP.
• Ca orice server web, serverul de găzduire păstrează pentru scurt timp jurnale tehnice (adresa IP, pagina cerută, ora, browserul), pentru securitate și pentru a rezolva probleme (interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f)).

13. Cine mai prelucrează datele tale

Nu vând datele tale și nu le dau nimănui pentru marketing. Acești furnizori de servicii prelucrează o parte din ele în numele meu, pe baza unor contracte de prelucrare a datelor:

• Găzduirea web – serverul pe care funcționează acest site, zona de clienți și sistemul de gestionare a clienților, în UE.
• Cloudflare – livrează site-ul rapid și în siguranță și filtrează traficul rău-intenționat; vede adresele IP. Cloudflare poate transfera date în SUA în baza Cadrului UE–SUA privind confidențialitatea datelor.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlanda) – plățile cu cardul și lista sa de blocare anti-fraudă cât timp o restricție de rezervare este activă (vezi secțiunea 7).
• Google Ireland Ltd – Google Maps (sugestii de adrese și distanțe) și, doar cu consimțământul tău, Google Analytics și videoclipurile YouTube. Google poate transfera date în SUA în baza Cadrului UE–SUA privind confidențialitatea datelor.
• Amazon Web Services EMEA (Luxemburg, servere la Frankfurt) – trimite emailurile mele și raportează dacă au fost livrate (vezi secțiunea 11).
• ANAF – primește facturile prin e-Factura, așa cum cere legea, și răspunde la căutările de firme.
• WhatsApp (Meta) – doar dacă alegi să-mi scrii acolo.

Pot dezvălui date și atunci când legea o cere sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.

14. Cât timp păstrez datele

• Mesajele și cererile de ofertă care nu duc la o rezervare: 2 ani.
• Rezervările, facturile, plățile și cumpărările de carduri cadou: cât timp cere legislația contabilă și fiscală din România (în prezent până la 10 ani).
• Evidența ședințelor (referința ședinței și ce ține de ea): cât timp se păstrează facturile ședinței.
• Adresa IP înregistrată la o rezervare sau la o comandă de card cadou: 12 luni.
• Planurile de configurare a studioului: 12 luni după ședință.
• Copiile actelor de identitate pentru închirierea studioului: 7 zile după încărcare sau până la încheierea ședinței, dacă aceasta este mai târziu.
• Evidența conectărilor la Wi-Fi-ul studioului: cel mult 30 de zile.
• Contul din zona de clienți și persoanele din el: cât timp ești client; poți cere oricând închiderea contului (facturile rămân păstrate ca mai sus).
• Evidențele de autentificare în zona de clienți: până la expirarea sesiunii (12 ore sau 30 de zile cu „ține-mă minte”).
• Activitatea din galerii și descărcări (deschideri, vizite, descărcări, încercări de salvare): 12 luni după încheierea galeriei sau a descărcării și cel mult 2 ani.
• Evidența accesărilor „autentificare ca tine”: 12 luni.
• Galeriile și descărcările propriu-zise: perioada afișată în fiecare; păstrez propriile copii de arhivă ale fotografiilor, ca să te pot ajuta dacă ai nevoie de ele din nou.
• Acordurile semnate: cât timp fotografiile pot fi folosite în baza lor și apoi până la prescrierea oricăror pretenții legate de ele (în general 3 ani).
• Punctele clienților și istoricul lor: cât timp ești client.
• Evidența alegerii privind noutățile și ofertele: cât timp ești abonat și 3 ani după dezabonare.
• Rapoartele de livrare a emailurilor: 12 luni. Evidența emailurilor trimise către tine: 2 ani. Vizitele venite din linkul unui email: 12 luni. Deschiderile emailurilor: nu sunt păstrate.
• Evidențele privind restricțiile de rezervare: revizuite periodic și păstrate cel mult trei ani după cel mai recent incident relevant (vezi secțiunea 7).
• Jurnalele tehnice: cel mult 90 de zile.
• Datele Google Analytics: 14 luni.

La sfârșitul fiecărei perioade, datele sunt șterse sau anonimizate automat.

15. Drepturile tale și cum poți depune o plângere

Conform GDPR poți cere o copie a datelor tale (acces), corectarea, ștergerea sau restricționarea lor, primirea lor într-un format portabil, te poți opune prelucrărilor bazate pe interes legitim și îți poți retrage consimțământul oricând (fără a afecta ce s-a făcut înainte). Scrie-mi la contact [at] alr-photography.com – este gratuit și îți răspund în cel mult o lună. Unele date pe care legea mă obligă să le păstrez (de exemplu facturile) nu pot fi șterse înainte de încheierea acelei perioade. Nicio decizie despre tine nu este luată exclusiv prin mijloace automate.

Dacă nu ești mulțumit de felul în care ți-am prelucrat datele, poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro, sau la autoritatea din țara UE în care locuiești. Aș aprecia totuși să-mi dai mai întâi ocazia să rezolv problema.

Ultima actualizare: 1 noiembrie 2026. Dacă această declarație se schimbă, noua versiune va fi publicată aici.